Hinweisgeberschutzgesetz

Am 16. Dezember 2022 wurde das neue Gesetz im Bundestag in zweiter und dritter Lesung verabschiedet.
Wird es nun in nächster Instanz im Bundestag verabschiedet, so tritt es im
Mai 2023 in Kraft.

Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen demnach bis spätestens 17.12.2023 eine interne Meldestelle für Rechtsverstöße und Missstände einrichten. Für Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten entfällt diese Übergangsfrist und das Gesetz gilt ab Inkrafttreten. 

Vorsicht: Für bestimmte Branchen, z. B. Wertpapierdienstleistungen oder Versicherungen, muss eine interne Meldestelle unabhängig der Mitarbeiterzahl eingerichtet werden und es gilt ebenfalls keine Übergangsfrist.

Alles auf einen Blick

  • Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden müssen sichere Hinweisgebersysteme einführen.
  • Firmen mit 50-249 Mitarbeitenden haben eine Übergangszeit bis Dezember 2023.
  • Die Meldung der Verstöße oder Missstände muss mündlich, schriftlich und persönlich möglich sein.
  • Der Eingang einer Meldung muss dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
  • Innerhalb von 3 Monaten muss der Hinweisgeber über Maßnahmen in Folge der Meldung informiert werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist die Umsetzung der sogenannten EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht. Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden gilt die Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldesystems mit Inkrafttreten des Gesetzes. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden wird eine Übergangsfrist bis zum 17.12.2023 eingeräumt. 

Das HinSchG hat den Zweck, Hinweisgeber (Whistleblower) vor etwaigen Repressalien aufgrund ihrer Meldung zu schützen.
Fürchteten Mitarbeitende bisher negative Konsequenzen durch ihre Meldung, so gilt mit dem Hinweisgeberschutzgesetz künftig die Beweislastumkehr.
Das bedeutet: Kommt es zu einer Benachteiligung eines Hinweisgebers, so muss das betreffende Unternehmen nachweisen, dass diese nicht in Zusammenhang mit der Meldung steht.

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll also Hinweisgeber schützen und Mitarbeitende zu einer Meldung von Problemen und Missständen ermutigen.

Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sowie Behörden, öffentliche Einrichtungen und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet, über die Beschwerden und Rechtsverstöße, die das Unternehmen oder Behörden betreffen, gemeldet werden können. Für bestimmte Branchen, z. B. Wertpapierdienstleistungen oder Versicherungen, muss eine interne Meldestelle unabhängig der Mitarbeiterzahl eingerichtet werden.

Weiter gibt es noch externe Meldestellen, darunter das Bundesamt für Justiz. Hinweisgeber können frei wählen, ob sie sich an die interne oder an eine externe Meldestelle wenden. Der Hinweisgeberschutz greift auch dann, wenn Hinweisgeber sich für den Gang an die Öffentlichkeit entscheiden. 

Missachten Unternehmen das HinSchG, so drohen Bußgelder. Gleichermaßen müssen Hinweisgeber bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldungen für den Schaden aufkommen.  

Die personenbezogenen Daten von Hinweisgebern und Beteiligten müssen geschützt und DSGVO-konform gespeichert werden. 

Interne wie externe Meldekanäle müssen laut HinSchG ab dem 1. Januar 2025 die Möglichkeit der anonymen Meldung und der nachfolgenden anonymen Kommunikation mit dem Hinweisgeber ermöglichen.

Diese Pflichten greifen erst ab dem 1. Januar 2025 (§42 Abs. 2 HinSchG), da die Implementierung dieser Funktion zusätzlichen Aufwand mit sich bringt.

Laut dem Gesetzesentwurf darf die Identität von Hinweisgebern und gemeldeten Personen nur dem Hinweisempfänger bekannt sein. Diese dürfen nur in absoluten Ausnahmefällen bspw. bei strafrechtlicher Verfolgung herausgegeben werden.

Die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortliche Person muss daher entsprechend geschult werden. Sie muss sowohl mit den jeweiligen Systemen als auch mit den datenschutzrechtlichen Gegebenheiten vertraut sein.

Im Gesetzesentwurf wird zwar nicht definiert, welche Personen sich am besten als Hinweisempfänger eignen,  allerdings müssen die internen Meldestellen Unabhängigkeit wahren und frei von Interessenskonflikten sein. 

In der EU-Whistleblower-Richtlinie werden hierfür beispielhaft Mitarbeiter der Compliance- oder Rechtsabteilung, der Datenschutzbeauftragte sowie externe Berater genannt.

Um Interessenskonflikte zu vermeiden, sollte die Rolle des Hinweisempfängers von einer neutralen Person besetzt werden.

Eine naheliegende Wahl für die Besetzung der internen Meldestelle ist ein Anwalt oder auch der externe Datenschutzbeauftragte des Unternehmens.
Der Vorteil: Diese sind mit den Unternehmensprozessen vertraut und fungieren als neutrale Ansprechpartner. Außerdem können Sie bei der Implementierung einer Whistleblower Plattform unterstützen. Zudem haben Hinweisgeber möglicherweise weniger Hemmungen, sich bei einem Missstand an eine externe Partei zu wenden.

  • Implementieren Sie ein Hinweisgebersystem, auf das alle Mitarbeiter problemlos Zugriff haben.
  • Kommunizieren Sie dies an alle Mitarbeiter.
  • Ernennen Sie eine neutrale Person zum Hinweisempfänger, die die Meldungen entgegennimmt, bearbeitet und die Kommunikation mit den Hinweisgebern übernimmt. 

Zusammenfassung: Das Hinweisgeberschutzgesetz als Chance

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz ist eine Chance, eine transparente Unternehmenskultur zu entwickeln und Verstöße sowie Missstände sofort zu untersuchen und zu beheben. Unternehmen, die ein effektives Meldesystem einrichten, haben so die Möglichkeit zur stetigen Verbesserung und Vermeidung von Konflikten. 

Rechtsverstöße und Missstände im Unternehmen fallen oftmals zuerst Mitarbeitenden auf. Diese trauen sich jedoch häufig nicht, den Sachverhalt zu melden aus Furcht vor Konsequenzen wie Diskriminierung oder einer Kündigung.

Erfahren Dritte von etwaigen Missständen, so haben Unternehmen keine Möglichkeit mehr, die Missstände zu beheben, ohne dass ein Reputationsschaden für das Unternehmen daraus hervorgeht.

Die Implementierung eines internen Meldesystems erleichtert Mitarbeitenden die Meldung von Missständen und ermöglicht es Unternehmen somit zu reagieren, bevor Dritte auf den Sachverhalt aufmerksam werden. Es sorgt für eine transparente Unternehmenskultur und für weniger Hemmungen, sich an die interne Meldestelle zu wenden.

So können wir Sie bei der Umsetzung unterstützen:

Unser Datenschutzmanagement-Tool enthält neben den umfangreichen Funktionen zur Datenschutzdokumentation auch ein Modul zur Bereitstellung eines internen Meldekanals für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Mit einem Whistleblower-Portal können Sie bequem die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umsetzen. Außerdem schaffen Sie Vertrauen und sorgen für Transparenz. Durch die Ermutigung, den internen Meldekanal zu nutzen, fungiert die Plattform als Frühwarnsystem, um Probleme rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Sofortmaßnahmen einzuleiten. Eine interne Meldung ermöglicht zunächst, interne Ermittlungen voranzutreiben und so eine Beteiligung Dritter zu vermeiden.

Funktionen des Whistleblower-Moduls

  • Online-Portal zur anonymen Hinweisabgabe
  • Leicht merkbare Webadresse: ihre-firma-xyz.hinweis.digital
  • Automatische Empfangsbestätigung des Hinweises
  • Mehrsprachig und umfangreich anpassbar
  • Sicherer Kommunikationskanal mit dem Hinweisgeber

     


Für weitere Informationen schreiben Sie uns eine kurze E-Mail an anfrage@d3-datenschutz.de oder kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

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